Alle gegevens in de cloud
Waarom zou je eigenlijk de administratie en boekhouding online doen? Wat betekent het dat al je gegevens in de ‘cloud’ zijn? En er zijn veel aanbieders, wie moet je kiezen? Veel ondernemers maken gebruik van online tools en software, maar zijn zich nog niet bewust van de meerwaarde van online boekhouding.
Mobiele apparatuur neemt een steeds belangrijkere plaats in: “1 op de 10 mensen gebruikt een tablet voor zakelijke doeleinden en maar liefst 30% gebruikt hiervoor een smartphone. (…) Driekwart van de MKB-bedrijven die nieuwe boekhoudsoftware wil aanschaffen, overweegt een cloud oplossing. Cloud oplossingen zijn geschikt voor zowel de financiële administratie als voor primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen. Vooral het kostenaspect wordt in eerste instantie interessant gevonden: er is geen grote eenmalige investering nodig. Bedrijven die hun software niet in de cloud willen afnemen, zijn vooral onbekend met de mogelijkheden en bezorgd over de beveiliging, privacy en storingen.”
(bron: de MKB Cloud Barometer).
Efficiëntie en kostenbeheersing zijn belangrijke uitdagingen voor het MKB, alsmede onderscheidend vermogen op het gebied van kwaliteit, wendbaarheid en (snelle) dienstverlening. Werken in de cloud biedt de mogelijkheid om op deze gebieden positieve resultaten te boeken.
De boekhouding online
De boekhouding is een van de minst favoriete bezigheden van ondernemers, maar het hoort er wel bij. Vaak wordt het uitbesteed aan een boekhouder of accountant. Je hoeft echter geen whizzkid te zijn om je online boekhoudsoftware eigen te maken. Groot voordeel van online boekhouden is namelijk dat je niet alleen de boekhouding, maar tegelijkertijd de overige administratie eenvoudig kunt bijhouden. De een zal veel gebruik maken van het bijhouden van artikelen, de ander van uren. Alles is geïntegreerd met elkaar, dus gegevens hoeven maar één keer vastgelegd te worden. Van een offerte kan bijvoorbeeld heel gemakkelijk een factuur worden gemaakt. Bovendien, de administratie staat online, dus er hoeft niets geïnstalleerd te worden. Door in te loggen kun je overal toegang krijgen tot de actuele gegevens. Online boekhouden scheelt tenslotte ook ruimte in het archief. Alles is immers digitaal én goed beveiligd. Er worden dagelijkse back-ups van de gegevens gemaakt. Je kijkt mee met de boekhouder of de boekhouder kijkt met jou mee.
Kortom, als ondernemer word je slagvaardiger. Immers, als je de laatste cijfers kent, kun je nog tijdig ingrijpen en bijvoorbeeld een dure aankoop uitstellen.
Aanbieders
Op Cloudtools vind je een handig overzicht (en reviews) van aanbieders van online boekhouden.
Belangrijk om te weten
1. Let op wat er in het contract met de online dienstverlener staat over aansprakelijkheid bij calamiteiten.
2. Controleer of het online boekhoudpakket geïntegreerd kan worden met andere software die je gebruikt.
3. Stap je met de huidige boekhouding over op online boekhouden, dan ontkom je helaas niet aan conversie. Alle gegevens moeten omgezet worden naar het nieuwe programma. Bovendien is het toch altijd even wennen aan een nieuw programma: dat geldt voor jou, maar zeker ook voor personeel. Besteed daarom altijd ruim aandacht aan een implementatie-stappenplan, tijdsplanning en de inrichting van het systeem. Ofwel, tijdens de implementatie zal tijd en commitment afgegeven moeten worden door alle betrokkenen. Tevens strekt het tot aanbeveling om de (interne) werkwijzen en procedures te evalueren en vast te leggen.
Meer weten? Neem gerust contact op! Daar&Tegen heeft veel ervaring met de implementatie en inrichting van (online) administratieve systemen en processen.